Solicita-se que cada Autoridade Competente mantenha registro no qual conste a data e o número de cada Apostila emitida, assim como informações relativas à pessoa ou à Autoridade que assinou ou carimbou o documento público.
O país destinatário (destino) poderá questionar a Autoridade Competente que emitiu a Apostila se as informações da Apostila conferem com a do país emissor (origem). Na “Seção Apostila” está o contato das Autoridades, incluindo telefone e site, assim como o registro eletrônico online.
Diversas Autoridades utilizam os registros eletrônicos online (e-Registros). Esses registros permitem verificar a origem da Apostila por meio de uma simples busca, agilizando o trabalho de responder e-mails e telefonemas sobre o assunto. Caso a Autoridade Competente utilize o e-Registros, o site será mencionado na Apostila.
O Secretariado Permanente oferece diversos serviços de apoio aos Estados contratantes na efetiva implementação e no funcionamento prático da Convenção da Apostila. No entanto, não expede Apostilas, não mantém nenhum registro de Apostilas e não possui cópia desses documentos.

OBS: No caso de dúvidas relativas à origem da Apostila, deve-se sugerir que entrem em contato com a Autoridade Competente mencionada na Apostila ou que seja verificada, se estiver disponível, por meio de registro eletrônico (e-Registros).